Při přípravě cateringu pro vnější akce je prvním a zároveň nejdůležitějším krokem kladení těch správných otázek. Pokud správně porozumíte očekáváním Vašich klientů a své roli během akce, dokážete předvídat problémy, které mohou nastat a včas naplánovat vhodné řešení. Můžete se tak spolehnout, že klienti budou s Vašimi službami nadmíru spokojeni.

Připravili jsme pro Vás podrobný plán přípravy cateringu pro vnější akci.

Rozhovor s klientem a návštěva místa konání

Před samotnou organizací je důležité vše podrobně probrat s klientem. Na co byste se měli zaměřit?

  • Typ akce: Velká svatba, oslava 18. narozenin s přáteli, 80. narozeniny babičky, firemní akce pro klienty nebo teambuilding pro zaměstnance - každá z těchto akcí  vyžaduje zcela jinou přípravu.
  • Atmosféra: Zjistěte od zákazníka, jaká je tematika organizovaného večírku. Koktejlová party a přátelské setkání s uvolněnou atmosférou vyžadují něco zcela jiného.
  • Počet a věk hostů: Je zvláště důležité zjistit, zda se akce zúčastní i děti nebo starší lidé. Můžete tak přizpůsobit menu preferencím hostů a případně navrhnout další služby nebo možnosti zábavy.
  • Místo konání: Toto je snad ta nejdůležitější informace. Musíte znát umístění kuchyně, dispozici místa konání, vzdálenost stolů a také vědět, zda je k dispozici voda, elektřina a sociální zařízení. Zároveň je třeba zjistit, kdy Vám bude prostor k dispozici a jak a kdy musí být po akci uklizený.
  • Časový harmonogram: Typ akce Vám pomůže odhadnout trvání celé události a určit, které části jsou klíčové. Můžete tak naplánovat, kdy se má které jídlo podávat a kdy budete mít čas na úklid prostoru.
  • Preferovaná kuchyně a omezení: Abyste mohli vytvořit nabídku dokonale přizpůsobenou potřebám klienta, musíte zjistit co nejvíce o jeho stravovacích preferencích nebo případných stravovacích omezeních (alergie, vegani nebo vegetariáni).
  • Očekávání: Ujistěte se, že víte, co od Vás zákazník očekává. Očekává se od Vás pouze donáška jídla, nebo také výzdoba stolů a zajištění kuchyňského nádobí? Máte zajistit i restaurační personál, pronajmout si party stan, nábytek, pódium nebo přenosné toalety? Očekává zákazník také grilovací stanici nebo živou kulinářskou show?

 

Někdy je potřeba místo konání akce navštívit také osobně. Můžete tak zákazníkovi doporučit vhodné rozmístění stanů, stolů, pódia nebo stolů s občerstvením. Budete také moci zkontrolovat terén a umístění elektrických a vodovodních přípojek, díky čemuž se vyhnete možným překvapením.

Nabídka na míru

Na základě informací, které jste získali při prvním rozhovoru s klientem, můžete vytvořit nabídku dokonale přizpůsobenou požadavkům a potřebám klienta. Kromě menu by nabídka měla obsahovat také podrobný seznam nábytku, vybavení a dekorací, které zajistíte.

Zvýrazněte důležité informace týkající se stanů, stolů, nádobí nebo ubrusů. Uveďte, zda přinesete i odpadkové koše a poskytnete úklidové služby, přenosné toalety, umyvadla nebo stany a deštníky pro případ deště. To je obzvlášť důležité, protože klienti mohou na tyto prvky snadno zapomenout.

Díky fotografiím si Váš zákazník dokáže lépe představit, jak bude akce vypadat. Zároveň tak zabráníte jakýmkoli stížnostem během večírku nebo po jeho skončení.

Popište, jak přesně pracujete - kolik personálu bude na večírku, jaké budou jejich povinnosti, kdy budou rozmístěny stoly s občerstvením a kolik času bude trvat, než rozeberete nábytek a uklidíte. Klient by měl mít jistotu, že máte k dispozici veškerý personál a zkušenosti potřebné k dosažení očekávaného výsledku.

Perfektní menu

Menu je nejdůležitější složkou cateringových služeb. Pokud budete klienta pozorně poslouchat, určitě splníte jeho očekávání. Co byste měli brát v úvahu při přípravě menu?

1. Věk hostů: Správně sestavené menu potěší každého - děti i dospělé. Děti se určitě potěší cukrové vatě, popcornovači nebo italské zmrzlině. Do menu můžete zahrnout i menší občerstvení, například bramborové krokety s tatarskou omáčkou připravené z bramborové kaše Knorr. Inspirujte se tímto receptem na krokety s dokonalou tatarskou omáčkou připravenou z kvalitní majonézy Hellmann's.

V případě starších hostů zvolte spíše tradiční jídla s jemnou chutí a jemnou texturou, které se snadno konzumují.

2. Menu pro alergiky a vegany: Stále více lidí se vyhýbá různým surovinám a složkám potravy - lepku, laktóze, masu nebo všem živočišným produktům. Ujistěte se, že Vaše menu obsahuje i několik variant pro vegany a alergiky.

3. Sezónní potraviny: V létě neexistuje nic lepšího než recepty plné čerstvého ovoce a zeleniny. Zvolte lokální suroviny, jako jsou jahody, kukuřice nebo cuketa. Výbornou možností jsou i baby brambory a listová zelenina.

Doprava a cateringové vybavení

Transport a vybavení potřebné pro profesionální cateringové služby závisí od typu události a připraveného menu.

Ujistěte se, že máte dostatečný počet certifikovaných vozidel určených pro přepravu potravin (s chlazením nebo bez) a veškeré vybavení na doručení, například cateringové kontejnery, termo nádobí různých velikostí a přepravky na potraviny.

 

Pokud na místě není k dispozici žádný zdroj energie, přineste si vlastní generátor. Pokud je napájení k dispozici, ujistěte se, že máte dostatek kabelů a přípojek.

Plánování je klíčem k úspěchu

Pokud vše důkladně naplánujete, organizace i samotná akce proběhne bez problémů. Vypracujte podrobný plán a seznam vybavení, které musíte přinést. Sestavte tým, rozdělte úkoly a naplánujte, jak předejít problémům, které by mohly nastat. Je dobré myslet při náročných dlouhých akcích na i na vzrůstající únavu personálu a naplánovat na úklid a odvoz novou „čerstvou“ partu, která třeba pomůže i snížit případné ztráty vzniklé nedbalým zabalením a rozbitím vašeho inventáře.

Hodně štěstí!